Hjá Godo starfa hátt í 100 manns – á Íslandi, í Svíþjóð, Ungverjalandi og Norður-Makedóníu. Þróunarsetur félagsins er í Norður-Makedóníu, þar sem forritunarvinna og hugbúnaðarþróun fer fram. Félagið var stofnað árið 2013 af félögunum Sverri Steini Sverrissyni og Sveini Jakobi Pálssyni. Sverrir Steinn tekur á móti Túrista í aðalstöðvunum við Höfðabakka.
„Bókanir eru grunnstoð í öllum rekstri hótela, án þeirra er enginn grundvöllur fyrir rekstri ferðaþjónustufyrirtækja. Á árum áður streymdu bókanir inn á gististaði í gegnum síma, fax og með tölvupósti. Í dag er öldin önnur. Með aukinni tæknivæðingu og tilkomu sölurisana inn á markaðinn, Booking.com og Expedia.com, þurfa hótelrekendur ekki að hafa mikið fyrir umsýslu bókana – þær streyma snurðulaust inn í hótelbókunarkerfi með öllum nauðsynlegum upplýsingum um ferðamanninn.
Það er af sem áður var þegar hótelin voru með stóra netþjóna til að tengja saman sölu og bókanir – hafa kerfi til að taka á móti og vinna úr upplýsingum. Þetta var mikið umstang. Síðan hefur allt utanumhald þróast mikið og í þeim efnum stöndum við hjá Godo framarlega.”
Sverrir Steinn stendur upp og fer að krota á stóra töflu fyrir aftan okkur. Hann dregur upp mynd af ímynduðu 50 herbergja hóteli sem selur herbergi 365 daga ársins og stefnir að 100% nýtingu.
„Það er draumur allra hóteleigenda,” segir Sverrir Steinn.
Hótelið vill auðvitað selja öll herbergin á sem allra besta verði. Það opnar dyrnar fyrir gestum en enginn birtist utan af götunni. Hvað á eigandinn að gera? Jú, hann getur tengt hótelið inn á Booking, Expedia eða Airbnb, sett upp prófíla og kynnt herbergin. Hótelið getur hafið kynningarherferð gagnvart ferðaskrifstofum og auglýst á miðlum gagnvart einstaklingum. Áður en rekstraraðilinn veit af byrja bókanir að flæða inn úr öllum áttum og þá er bæði seinlegt og ópraktískt að halda utan um þær með Excel.
MYND: GODO
Ef ekkert kerfi talar við allar þessar sölurásir þarf hóteleigandinn að opna og loka fyrir rásirnar og handstýra flæði frá heimasíðu og tölvupósti, tryggja að ekki sé verið að selja hvert herbergi tvisvar og að allar upplýsingar séu til staðar fyrir hvern viðskiptavin. Til að einfalda þetta starf fær hóteleigandinn sér hótelbókunarkerfi eins og Godo Property. Sverrir sest aftur og við horfum á töfluna.
Sverrir Steinn skýrir betur hvernig kerfið virkar:
„Það sem kerfið gerir er að halda utan um öll herbergin á hótelinu, ólíkar gerðir herbergja, alla daga ársins, aftur á bak og fram í tímann. Godo Property tengist kerfum eins og Booking, Expedia og fjölda annarra. Þegar ákveðið herbergi á hótelinu er bókað tekur kerfið á móti öllum upplýsingum um þann sem bókaði: hvenær hann kemur og fer, skráir kreditkort og rukkar hann, uppfærir bókunina og og sendir reikning beint í bókhaldskerfið. Einfalt, þægilegt og mikill tímasparnaður sem fylgir í kaupbæti
Tilvonandi gesti eru send skilaboð um að búið sé að gjaldfæra bókunina eða að það verði gert við komuna – allt miðað við afbókunarskilmála þessarrar tilteknu bókunar. Takk fyrir að bóka!
Þetta kerfi talar við allar sölurásirnar og lætur þær vita af uppfærðri stöðu á aðgengi herbergja á þessum tiltekna degi. Staðan hverju sinni uppfærist um leið og gengið er frá nýrri bókun. Þannig er komið í veg fyrir yfirbókanir. Í kerfinu er sömuleiðis haldið utan um samskipti við gesti, umsagnir gesta á ólíkum sölurásum og boðið upp á verðstýringu með algóritmum fram í tímann eftir fyrirfram skilgreindum reglum. Kerfið tengist svo öllum þriðju kerfum, s.s. þrifakerfum, læsingum á herbergjum, greiðsluhirðum og sér svo að lokum um alla skýrslugerð sem nauðsynleg er hótelinu.
Ferðafólk komið til Íslands – MYND: ÓJ
Frá okkar bæjardyrum séð er hótelbókunarkerfið hjartað og heilinn í öllum hótelrekstri. Við vinnum svo náið með öðrum tæknifyrirtækjum sem sérhæfa sig í ferðatækni til þess að bjóða okkar viðskiptavinum upp á bestu mögulegu upplifun hverju sinni í rekstri hótela og gististaða. Þannig vinnum við til að mynda með þýsku fyrirtæki sem sér til þess að rásastjórn sem okkar kerfi styðst við sé alltaf eins og best verður á kosið. Við vinnum náið með og tengjumst ólíkum verðstýringar-algóritmum, hugbúnaðarlausnum fyrir gestasamskipti og í raun öllum þeim hugbúnaðarlausnum sem viðskiptavinir kalla eftir að okkar kerfi tengist við og geri þeirra upplifun í starfi enn betri.
En auk þess að þróa hugbúnaðarlausnir þá þjónustum við okkar viðskiptavini á dýpri máta. Við sjáum þannig um að verðstýra fyrir hótel, erum með bókunarskrifstofu og svörum tölvupósti og símtölum ef þess er óskað. Þetta er endalaus þróun, kröfur hótelrekandans vaxa og við erum í stöðugu kapphlaupi við að vera alltaf fremst þegar kemur að hugbúnaðarlausnum sem þjónusta ferðaþjónustufyrirtæki.
Við reynum alltaf að hugsa í lausnum og horfum fram á við. Við erum t.d. að vinna með gögn til þess að ráða í hver líkindin séu á því að gestir afbóki gistingu hjá ólíkum hótelum. Það getur nefnilega reynst dýrt spaug fyrir hótelið að missa stórar bókanir með skömmum fyrirvara á miðju sumri og höfum við því boðið viðskiptavinum að nálgast skýrslur í kerfinu okkar sem meta hverja bókun fyrir sig. Til þess nýtum við okkur algóritma sem tekur söguleg gögn, skoða með hversu löngum fyrirvara var bókað, hvaðan bókunin kemur og aðrar breytur. Þannig getum við giskað á með 90% vissu og sagt fyrir um hvort bókun standist eða hvort hún verði afbókuð. Hótelrekandinn getur þá gert sínar ráðstafanir í tíma og komið í veg fyrir fjárhagslegt tjón.
Við Þorvaldseyri – MYND: ÓJ
Mörgum svíður hversu hátt hlutfall af tekjum fyrir sölu á hótelherbergi fer úr landi – til bókunarfyrirtækja erlendis.
„Já, meðal annars þess vegna þróuðum við Travia sem fór í loftið 2019. Það hverfa úr landi gríðarlegar fjárhæðir á hverju ári í formi þóknanna til stóru bókunarrisana. Þetta er í raun einfalt reikningsdæmi. Þegar ferðaþjónustubændur á Íslandi selja herbergi á 20 þúsund krónur fara c.a. 4 þúsund krónur út úr landinu í vasa stóru bókunarrisana.
Ég er ekki viss um að fólk átti sig á hversu mikill virðisauki felst í því fyrir efnahag okkar með tilkomu tækni sem eflir bæði innlendar ferðaskrifstofur og hótel. Þetta eru dýrmætustu bókanirnar. Með tilkomu Travia verður til vettvangur sem tengir ferðaskrifstofur við hótel í lifandi sambandi þar sem rauntímaaðgengi að hótelherbergjum og allt utanumhald um viðskipti er á einum og sama staðnum.
Travia er markaðstorg ferðaþjónustunnar. Þar er að finna nær öll hótel á Íslandi. Áður var það þannig að á sama tíma og Booking.com og aðrar sölurásir streymdu bókunum sjálfvirkt inn í hótelbókunarkerfi gististaða þá sendu ferðaskrifstofurnar tölvupóst til að bóka og staðfesta gistingu fyrir sína gesti. Starfsmaður hótels þurfti þannig að sækja upplýsingarnar úr netpóstinum og handfæra þær inn í hótelbókunarkerfið á meðan starfsmaður ferðaskrifstofunnar þurfti oft að bíða í sólarhring til þess að staðfesta viðskiptin við sína viðskiptavina. Þessi vinnubrögð heyra nú sögunni til með tilkomu Travia.
Nú geta ferðaskrifstofur bókað lifandi framboð hvenær sem er á öllum hótelum á Íslandi. Við erum búin að láta ferðaskrifstofurnar fá tæki til að spara tíma með aukinni sjálfvirkni og um leið búa til vettvang til þess að auka á frekari viðskipti. Í dag nota um 700 ferðaskrifstofur sem eingöngu eru að bóka á Íslandi þennan hugbúnað – Travia. Þar er allt framboðið.”
Flókin kerfi skýrð á töflu – MYND: ÓJ
Sverrir Steinn stendur upp og fer að krota aftur á töfluna, augljóslega vanur að skýra málin með myndrænum hætti.
Hann tekur dæmi af Þjóðverja sem verður hugfanginn af Íslandi og ákveður að selja löndum sínum ferðir hingað. Hann sækir um ferðaskrifstofuleyfi og setur upp heimasíðu – ákveður að bjóða til sölu 5 daga ferðir. Til að einfalda framhaldið skráir Þjóðverjinn ferðaskrifstofu sína á Travia, setur þar upp prófíl sem kostar hann nákvæmlega ekki neitt. Þarna getur Þjóðverjinn leitað eftir landakorti að staðsetningum og séð hvar hótel er að finna. Þegar smellt er á hvert þeirra opnast síða með myndum, lýsingu og upplýsingum – álíka og á Booking.com. Þjóðverjinn getur farið fram á samstarf við tiltekið hótel, sem getur samþykkt eða hafnað samstarfinu. Ef hótelið er tilbúið í samstarf opnar það fyrir verðlista viðkomandi ferðaskrifstofu. Þegar Þjóðverjinn er kominn með ferðaáætlun gerir hann rafræna samninga í Travia við hótel á fyrirhuguðum áfangastöðum. Engir tölvupóstar. Bókanir fara beint inn í kerfið.
Ferðafólk í Reynisfjöru – MYND: ÓJ
Þau hjá Godo eru bjartsýn á að ná árangri á erlendum mörkuðum með þær lausnir sem þróaðar hafa verið fyrir ferðaþjónustuna.
„Við tökum þátt í samstarfsverkefni í Suður-Afríku og erum að taka fyrstu skrefin með Travia inn á þann markað. Í dag leggjum við áherslu á að vinna með hótelum og ferðaskrifstofum þar í landi til þess að skilja betur þörfina fyrir kerfi á borð við Travia. Þetta er allt öðruvísi markaður en hér á Íslandi. Allt önnur nálgun. Þetta dreifikerfi, Travia, er einstakt að mörgu leyti. Til eru önnur dreifikerfi en það sem gerir Travia sérstakt er að hugbúnaðurinn er algjörlega sérsniðinn að þörfum ferðaskrifstofunnar. Ferðaskrifstofan á að geta framkvæmt allt sem viðkemur bókunum í kerfinu. Í dag erum við sem dæmi að innleiða bílaleigurnar inn á markaðstorgið. Það hefur ekki verið gert áður. Áður en árið er liðið eiga ferðaskrifstofur að geta bókað allt sem viðkemur ferðalagi viðskiptavina í gegnum Travia: hótelherbergi, bílaleigubíl og afþreyingu.
Á Seyðisfirði – MYND: ÓJ
Við erum að klára tengingu við allar helstu bílaleigur heimsins og erum þegar byrjuð að prófa með sérvöldum ferðaskrifstofum þær tengingar. Svo er þróun við afþreyingargrunn langt komin – þannig að ferðaskrifstofur geti bókað afþreyingu í pakkann fyrir ferðamanninn.
Ætli við endum ekki á að gera flugið aðgengilegt sömuleiðis – þá er ekkert eftir að bóka nema kannski borð á góðum veitingastað.„
Hluti starfsfólks Godo – MYND: Godo
Godo er stofnað 2013 og þið njótið þar með uppgangsins í ferðaþjónustunni. Hvernig myndir þú lýsa umbreytingunni á tæknilegri getu ferðaþjónustunnar á þessum 10 árum sem liðin eru?
„Hún er náttúrulega stórkostleg. Það er ótrúlegt hversu náið við höfum fengið að vinna með stórum og smáum aðilum. Gleymum því ekki að það eru einmitt smáu aðilarnir sem búa til þetta net sem við köllum íslenska ferðaþjónustu.
Litlu gististaðirnir hringinn í kringum landið eru reknir af harðduglegum fjölskyldum sem vinna myrkranna á milli. Við höfum fylgst með þessu harðduglega fólki stíga inn í tækniheiminn síðustu 5 til 10 árin – fullt efasemda um að þessi tækni komi til með að leysa hitt og þetta – en ákvað að gefa henni séns.
Fólkið sem ber uppi íslenska ferðaþjónustu, vítt og breitt um landið, getur nú látið tæknina og sjálfvirknivæðingu um stóran hluta verkefna yfir daginn en sinnir í staðinn því sem skiptir mestu máli sem getur verið fjölbreytt landshorna á milli. Eigendur, hótelrekendur, fjölskyldur og bændur eru nú í meira mæli að sinna gestum sínum, markaðsmálum, skepnum á bænum, húsverkum – einhverju skapandi fyrir reksturinn.
Ég þekki vel til fjölskyldu nokkurrar sem rekur flotta sveitagistingu á landsbyggðinni. Kona á bænum eyddi að meðaltali 80 klukkustundum á mánuði í bókhaldið. Með tilkomu bókhaldstengingar við hótelbókunarkerfið duga henni í dag einungis 12-14 tímar á mánuði í bókhaldið. Nú hefur þessi lykilmanneskja í rekstrinum tíma til að sinna betur markaðs- og sölumálum – ná í meiri viðskipti.”
Þetta er mikil breyting.
„Já og það er einmitt það sem drífur okkur hjá Godo áfram – að taka virkan þátt í þessari umbreytingu ferðaþjónustunnar.”
Sverrir Steinn í aðalstöðvum Godo við Höfðabakka – MYND: ÓJ
